Portaria 671: O que Muda na Gestão de Ponto Eletrônico?

A gestão de ponto eletrônico é um pilar fundamental para a conformidade trabalhista e a eficiência operacional de qualquer empresa. No Brasil, essa área é constantemente atualizada por novas regulamentações, e a Portaria 671 do Ministério do Trabalho e Previdência (MTP) é um marco recente que trouxe mudanças significativas. Publicada em 8 de novembro de 2021, ela revogou e unificou as antigas Portarias 1510 e 373, estabelecendo novas diretrizes para o registro e controle de jornada de trabalho.

Para a ASF Technology, que atua com soluções de ponto eletrônico, entender e adaptar-se a essas mudanças não é apenas uma questão de conformidade, mas uma oportunidade de aprimorar ainda mais a oferta de serviços, garantindo que nossos clientes estejam sempre à frente, seguros e eficientes. Este artigo detalha as principais alterações e o que sua empresa precisa saber para se adequar.

O que é a Portaria 671/2021?

A Portaria MTP nº 671/2021 é o novo marco regulatório para o controle de jornada de trabalho no Brasil. Ela consolida e moderniza as regras que antes estavam dispersas em diferentes normativas (Portarias 1510/2009 e 373/2011), buscando simplificar e trazer mais clareza para empregadores e empregados. Seu objetivo principal é garantir a segurança jurídica, a transparência no registro de ponto e a modernização dos sistemas utilizados.

A grande novidade é a formalização de três tipos de registradores eletrônicos de ponto (REP):

• REP-C (Registrador Eletrônico de Ponto Convencional): O tradicional relógio de ponto físico, com bobina de papel para impressão do comprovante.
• REP-A (Registrador Eletrônico de Ponto Alternativo): Sistemas de registro de ponto via software, que devem ser autorizados por convenção ou acordo coletivo de trabalho.
• REP-P (Registrador Eletrônico de Ponto via Programa): A grande inovação. Sistemas de registro de ponto via software, incluindo aplicativos e plataformas web, que não necessitam de autorização prévia por acordo coletivo, desde que sigam rigorosos requisitos de segurança e auditoria.

As 5 Principais Mudanças Trazidas pela Portaria 671

1. Regulamentação do REP-P (Registrador Eletrônico de Ponto via Programa)

Esta é, sem dúvida, a mudança mais impactante. O REP-P permite que as empresas utilizem softwares, aplicativos ou plataformas baseadas em nuvem para o registro de ponto, sem a necessidade de um acordo ou convenção coletiva. Isso abre um leque de possibilidades para empresas que buscam flexibilidade, mobilidade e redução de custos com equipamentos físicos.

Para ser considerado um REP-P, o sistema deve:

• Emitir o Comprovante de Registro de Ponto do Trabalhador (CRPT) em formato eletrônico ou impresso.
• Gerar o Arquivo Eletrônico de Jornada (AEJ) e o Arquivo Fonte de Dados (AFD) conforme especificações técnicas.
• Garantir a inviolabilidade e a imutabilidade dos dados.
• Possuir certificação de conformidade.

2. Novas Regras para o REP-A (Registrador Eletrônico de Ponto Alternativo)

Embora o REP-A continue existindo, a Portaria 671 trouxe mais clareza sobre seus requisitos. Ele ainda exige autorização por convenção ou acordo coletivo, mas agora deve seguir padrões técnicos mais rigorosos, especialmente no que tange à segurança e à integridade dos dados. A principal diferença em relação ao REP-P é a necessidade dessa negociação coletiva.

3. Manutenção e Atualização do REP-C (Registrador Eletrônico de Ponto Convencional)

O bom e velho relógio de ponto físico (REP-C) não foi abandonado. A Portaria 671 manteve suas exigências, como a emissão obrigatória do comprovante impresso para o trabalhador a cada registro. No entanto, a tendência é que as empresas migrem para soluções mais modernas, como o REP-P, devido à sua flexibilidade e menor custo de manutenção.

4. Criação de Novos Arquivos e Documentos

A Portaria 671 padronizou a geração de novos arquivos e documentos essenciais para a fiscalização e a transparência:

• Comprovante de Registro de Ponto do Trabalhador (CRPT): Pode ser impresso ou eletrônico, e deve ser fornecido ao empregado a cada marcação.
• Arquivo Eletrônico de Jornada (AEJ): Um arquivo digital que contém todas as informações de jornada dos trabalhadores, gerado pelo sistema de ponto e disponível para fiscalização.
• Arquivo Fonte de Dados (AFD): Gerado pelo REP (seja C, A ou P), contém os registros brutos de ponto, garantindo a imutabilidade das marcações.
• CFRPE (Comprovante Fiscal de Registro de Ponto Eletrônico): Documento que atesta a conformidade do sistema REP-P ou REP-A.

Esses arquivos são cruciais para a auditoria e a conformidade com a legislação trabalhista, garantindo que não haja manipulação dos dados de jornada.

5. Requisitos de Segurança e Inviolabilidade dos Dados

A Portaria 671 reforça a necessidade de que todos os sistemas de ponto eletrônico garantam a integridade, autenticidade e inviolabilidade dos dados de registro. Isso significa que as marcações de ponto não podem ser alteradas ou excluídas, e qualquer tentativa de fraude deve ser detectada e registrada. A segurança da informação se tornou um ponto central, alinhando-se com as exigências da Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD).

Impacto nas Empresas: O que Muda na Prática?

As mudanças da Portaria 671 trazem tanto desafios quanto oportunidades para as empresas:

• Flexibilidade e Mobilidade: Empresas com equipes externas, home office ou múltiplos locais de trabalho se beneficiam enormemente do REP-P, que permite o registro de ponto de qualquer lugar com acesso à internet.
• Redução de Custos: A migração para sistemas REP-P pode eliminar a necessidade de compra e manutenção de relógios de ponto físicos, bobinas de papel e infraestrutura local.
• Segurança Jurídica: A padronização dos arquivos (AFD, AEJ) e a exigência de inviolabilidade dos dados oferecem maior segurança em caso de fiscalizações ou ações trabalhistas.
• Modernização da Gestão de RH: A Portaria incentiva a adoção de tecnologias mais avançadas, que podem ser integradas a outros sistemas de RH, otimizando processos e análises.
• Desafio da Adequação: Empresas que ainda utilizam sistemas antigos ou manuais precisarão investir na atualização para evitar multas e problemas legais.

Comparativo REP-C, REP-A e REP-P

Para facilitar a compreensão, veja um comparativo das principais características de cada tipo de Registrador Eletrônico de Ponto:

E-Ponto Corporate: Sua Solução REP-P em Conformidade com a Portaria 671

Na ASF Technology, estamos sempre à frente das regulamentações para garantir que nossos clientes tenham as melhores e mais seguras soluções. Nosso sistema E-Ponto foi desenvolvido e atualizado para estar em total conformidade com a Portaria 671, operando como um REP-P robusto e confiável.

Com o E-Ponto Corporate, sua empresa garante:

• Conformidade Legal: Atendimento integral às exigências da Portaria 671, incluindo a geração de CRPT, AFD e AEJ.
• Flexibilidade e Mobilidade: Registro de ponto via web, aplicativo móvel ou tablet, ideal para equipes em campo, home office ou múltiplos escritórios.
• Segurança dos Dados: Tecnologia avançada para garantir a inviolabilidade e a integridade das marcações, protegendo sua empresa contra fraudes e passivos trabalhistas.
• Otimização de Processos: Integração com sistemas de folha de pagamento, cálculo automático de horas extras, banco de horas e relatórios gerenciais detalhados.
• Redução de Custos: Elimine gastos com equipamentos físicos, manutenção e bobinas de papel.
• Suporte Especializado: Conte com a expertise da ASF Technology para implementação, treinamento e suporte contínuo.

Guia Prático para Adequação à Portaria 671

Para garantir que sua empresa esteja em total conformidade com a Portaria 671, siga este guia prático:

1. Avalie seu Sistema Atual: Verifique se o seu sistema de ponto atual (seja ele manual, REP-C ou REP-A) atende às novas exigências.
2. Considere a Migração para REP-P: Se você busca flexibilidade, mobilidade e redução de custos, o REP-P é a melhor opção. Pesquise e escolha um fornecedor confiável como a ASF Technology.
3. Implemente um Sistema Conforme: Ao escolher um REP-P, certifique-se de que ele gera o CRPT, AFD e AEJ nos formatos exigidos e que possui mecanismos de segurança robustos.
4. Treine sua Equipe: Garanta que gestores e colaboradores entendam as novas regras e saibam como utilizar o novo sistema de ponto corretamente.
5. Mantenha a Documentação em Dia: Armazene os arquivos AFD e AEJ de forma segura e acessível para eventuais fiscalizações.
6. Consulte Especialistas: Em caso de dúvidas, procure o apoio de consultorias jurídicas e empresas especializadas em gestão de ponto, como a ASF Technology.

Erros Comuns a Evitar

A transição para as novas regras pode gerar dúvidas. Evite os seguintes erros:

• Não se Adequar: Ignorar a Portaria 671 pode resultar em multas pesadas e passivos trabalhistas.
• Usar Sistemas Não Homologados: Certifique-se de que seu REP-P ou REP-A é de um fornecedor que garante a conformidade com a Portaria.
• Não Gerar os Arquivos Corretos: A ausência ou a incorreção dos arquivos AFD e AEJ é um grande problema em fiscalizações.
• Não Fornecer o CRPT: O comprovante de registro de ponto é um direito do trabalhador e sua emissão é obrigatória.
• Manipular Dados: Qualquer alteração nos registros de ponto é ilegal e pode gerar sérias consequências.

"A Portaria 671 não é apenas uma mudança burocrática; é um convite à modernização e à segurança jurídica na gestão de pessoas. Empresas que abraçam essa transformação com as ferramentas certas, como o E-Ponto Corporate da ASF Technology, saem na frente."

Alex Fornazaro, CEO da ASF Technology

Conclusão

A Portaria 671/2021 representa um avanço significativo na legislação trabalhista brasileira, modernizando a gestão de ponto eletrônico e oferecendo mais flexibilidade e segurança para as empresas. A adoção de um sistema REP-P em conformidade, como o E-Ponto Corporate da ASF Technology, não é apenas uma obrigação legal, mas uma estratégia inteligente para otimizar processos, reduzir custos e garantir a tranquilidade jurídica do seu negócio.

Não deixe sua empresa para trás. Invista na modernização e na conformidade. Fale com a ASF Technology e descubra como o E-Ponto Corporate pode transformar a gestão de jornada na sua organização.